ITで経験と知識を“掛け算”、営業力とチーム力をスピード強化！

業界未経験での参入。データの蓄積・分析からようやく軌道に

前職はIT企業。10年ほど所属しましたが、人を大事にする社風で人材育成にも力を入れている大企業でした。座波商会への入社は2014年の年末。祖父が創業した企業でもあり、大企業に比べ私が貢献できることがたくさんあるのではないかと感じたのが転職の理由です。

入社後新規事業をいくつか立ち上げていますが、不動産仲介業もその一つ。沖縄では不動産業界が活性化していたことに加え、前職でのマーケティング経験を最大限生かせるだろうと考えて、未経験でしたが思い切って参入したんです。

でも、立ち上げ半年ほどは全く成果が上がらず試行錯誤する日々でした。
このままではまずいと、コンサルティング会社からのノウハウ提供を受け、営業手法や営業プロセスのステップごとに数値目標を設定し、アドバイスをお願いしました。その中で、業務内容や皆がつまずくポイントをデータ化して分析し、一つ一つ地道にクリア。こうした対策を進めてきたことが現在につながっていると考えています。

業務内容を細分化、ステップごとの数値でPDCAサイクルを回す

当初、営業チームの成績は、スタッフによりかなりばらつきがありました。もちろん経験の差もありますが、属人的な要素も多いと感じたんです。そこで、営業スタッフの行動をデータ化して把握する取り組みを始めました。業務内容の数値化は課題の発見、目標設定にもつながる大事なものなので、早く導入したいという思いも強かったですね。

不動産仲介業には、ざっくり「お問い合わせを受ける」「アポイントを取る」「面談」「契約」という4つのステップがあります。まずはそれぞれのステップに各スタッフがどれくらいの量に対応したかを把握するところから始めました。
データ入力に使ったツールはGoogle form(※)。アンケートフォーム形式で、チェックを入れるだけ、1〜2分で簡単に入力できるものにしました。
「アポイントの電話をかける」のステップであれば、新規または既存客別の架電回数、つながった回数、「面談」であれば訪問回数といった感じです。

入力内容はスプレッドシート(※)に自動的に反映されます。データが日々更新・蓄積される仕組みを作り、ステップごとに営業業務をデータとして可視化したわけです。

実際のデータを数値化し改善につなげるためには、営業スタッフの信頼を得て、協力してもらうことが不可欠です。アンケートは営業担当自身で入力するものなので、例えば架電件数を水増しするといったことも可能ですからね。安心してありのままの数字を入力してもらえるよう、「皆の業務を改善するために実際のデータが必要」「入力された数字の大小で評価するようなことはしない」と最初にしっかりと伝えました。「嘘を書かれると改善につながらない」「気合と根性の営業をやりたいわけではない」といったことも日々繰り返し共有していました。

収集したデータのフィードバックは定例ミーティングなどで行い、つまずいた業務の改善策等を全員で考え、アイデアを出し合っています。そこからPDCAを回すことでスタッフの成功体験も作ることができ、スタッフからのデータに対する信頼と納得感も早い段階で得ることができました。

Google formへの入力は、終業時間の17:30に毎日Slack(※)で「日々メモを入力しましょう」と自動配信し促しています。「日報」や「業務報告」では構えてしまうので、気軽に入力してもらうために、あくまでも「日々のメモ」としたんです。入力に対する心理的なハードルを下げる効果もあるので、こういった定例業務のネーミングは大事ですよね（笑）。

※Google form＝Googleが提供する無料のアンケート作成・管理ソフトウェア。アンケート回答の分析なども可能
※スプレッドシート＝Google社が提供している表計算ソフト。Googleアカウントがあれば利用できる
※Slack＝グループチャット、1対1のメッセージ（ダイレクトメッセージ）、音声通話が可能なウェブ・スマートフォンのアプリ。外部ツールとの連携ができるのも特徴

スタッフのコミュニケーションにSlackを最大限に活用

Slackは2016年頃、私が入社して早い段階で導入したツールです。外部機能との連携のしやすさ、添付ファイルの保存容量が多く保存期間が長いこと、途中から参加してもやりとりの履歴が追えるといった点はとても便利ですよね。さらに、それまで使用していたLINEはプライベート用とし、社内のコミュニケーションツールは全てSlackに切り替えました。

朝会やトピックス、スタッフ一人一人のつぶやきが見られる社内Twitterのようなチャンネルも作成しています。デジタル上でのコミュニケーションに“冷たい”という印象を持つ方もいるかもしれませんが、形式的な言葉よりポップなアイコンのリアクションがうれしい場合もあったりする。かしこまったやりとりより手軽で、若い世代にとっては自分自身の思いを表現しやすいツールなんですよね。コミュニケーションの方法は時代と共に変わるもの。Slackはさまざまな世代をつないでくれる優れたツールだと感じます。

他にも、外部サービスと連携したボット（bot）(※)による通知、タイマー設定、問い合わせフォームのメール転送など、さまざまな場面で活用しています。

いかに早くリアクションできるかが不動産の成約率に大きくかかわってくることもあり、メール転送機能はかなり役立ちますね。問い合わせが入った時間、折り返しの電話までの時間も「日々メモ」に入れ、成約率分析の重要なデータとして使用しています。

※bot（ボット）＝ある一定のタスクや処理を自動化するプログラムやアプリケーション。ロボット（robot）が語源とされている

「チームで売り上げを作る」情報の共有と蓄積

ノウハウを共有し人材育成に役立てるため、お客様との交渉の過程を記録するチャンネルも作成しました。営業担当は個人インセンティブもあるのですが、“チームで売上を作る”ことに価値を置き、個人の持つノウハウをオープンにする社風を作っています。成約のポイントとなったメールのやりとり、お客様が不安にならない電話対応など、さまざまな情報が蓄積されています。時には、「あなただからお願いしたと言われた」なんて“胸アツ”なエピソードも出たりします（笑）。

ノウハウの蓄積や共有には、オンラインホワイトボードのアプリケーション「Miro（ミロ）」(※)も導入しました。主にwebサイト、広告、会社案内など議論を重ねアウトプットするものに使用しています。ペルソナ(※)を作る過程といった思考のプロセスを残せるので、プロジェクト進行中に立ち戻る必要のある場合、プロジェクト終了後の振り返りなどにとても役立つんです。後から加わったスタッフも思考やプロセスを一目で共有でき、便利ですよね。

Miroはあるカテゴリごとに1枚のボードを保存できるので、皆で感想をシェアする場面にも重宝します。定期的に開催しているビジネス書などの読書会でも、皆の感想をMiroに残したりして活用していますね。

※Miro（ミロ）＝リモートや対面での会議で、オンライン上にあるホワイトボードに複数人で同時に書き込みが可能なアプリケーション。コメント機能や付箋などのビジュアルツールを直感的に使用できる点も人気。フリープランのほか、機能によって「チーム」「ビジネス」「エンタープライズ」の有料プランもある
※ペルソナ＝マーケティング用語で、架空のユーザー像・人物モデルという意味。広告やウェブサイト、商品やサービスに触れるユーザー像を具体的に設定することで、アウトプットの手法やビジュアル等を決めていく

互いのノウハウや経験を追体験し、“掛け算”で成長

こうした情報共有が可能にするのは、他のスタッフのノウハウや営業体験を自分自身のものとして学べること。私はよくそれを、情報の“掛け算”という言葉で表現しています。

失敗も成功も共有し合い、一人の体験を皆が追体験することで、スタッフの人数分だけ経験値やノウハウを吸収できる。それは、短い時間で何倍もの経験、知識を得られるということ。人材育成の視点からも大きなメリットがあると思います。

業務の流れを整理し、ステップごとにデータを蓄積、課題を分析する。そこから得られた各スタッフのノウハウも蓄積・共有する。この一連の流れはどんな事業にも生かせるものだと感じています。今後展開予定の新事業領域にも活用し、結果を出していきたいですね。