ユーザー目線の予約管理システム導入で公共施設の利用が簡単・便利に

ウェブからの予約申込はシステムに即反映され、担当者が内容を確認して承認を押せば、利用者へのメールや重要事項確認書類、請求書が自動で作成・送信されます。転記ミスやダブルブッキングはゼロになり、アナログ受付ならではの困りごとも解消されたそうです。

「来館とFAX、メールの時間が重なることもよく起こり、どの予約を優先するか非常に迷う場面も多かったんです。それがなくなり、受付担当のストレスが激減した点も地味ですが大きな変化でした」（長堂さん）

また、施設別の月間・週ごとの利用予定表も出力可能になり、利用状況を簡単に一覧できるように。

沖縄空手会館では、空手に関する様々な資料を集めた資料室の管理、結び昆布を黒帯に見立てた空手そばを提供するカフェの運営も行っているため、シフト管理も複雑です。翌月の予約状況や過去データを容易に参照できるようになり、効率的で無駄のないシフト組みも可能になりました。

大城さんが「紙の管理に追われ、処理が追いつかなかった業務が大きく変わった」と振り返るとおり、毎日のように必要だった残業はほとんどゼロに。そうして浮いた時間と人手は、情報発信や新事業の展開へと振り向けられました。

電話対応に時間を取られなくなり、その後の作業の自動化でミスも大幅に減ったことで、空手会館ではSNS投稿、ホームページ更新による情報発信に力を割けるようになりました。

以前はTwitterのみの運用で更新も月1回でしたが、2020年にInstagramとFacebookを開設。3つのSNSを連携させ、ほぼ毎日更新しています。Instagramのフォロワー数は1700人以上。さらに、2021年からは公式LINEの運用も行っています。

空手会館の公式Instagram

こうしたツールでの情報発信による大きな成果として、研修や会議、イベント開催の場を求めている一般企業や団体へのアプローチがあると長堂さんは語ります。

「『沖縄空手会館』という名称から、空手に関するイベントだけに使用する施設という印象を持たれる場合も多かったんです。研修室、会議室の存在や、空手以外の用途での利用も可能なことを営業活動と並行してSNS発信することで、セミナーや会議、各種イベントなどでの利用増につなげられたと感じています」

こうした取組と同時に、空手着のステッチや帯の結び目などもリアルに再現・プリントした沖縄空手Tシャツ、琉球紅型作家とコラボした帯留めやお守りといったオリジナル商品の開発にも乗り出します。空手会館内のショップ（2023年2月現在休業中）とホームページ内で販売を行うとともに、県外・国外発送の体制も整えました。

1カ月100個限定製作。ヤンバルクイナのひな鳥もデザインされた琉球紅型 空手守り

「おかげさまでとても好評をいただき、第2回沖縄空手世界大会が開催されて海外から多くのお客様が訪れた2022年8月には、開館以来最高の売上を記録することができました」

システム移行時にはスタッフへの利用方法の浸透など大変なことも多かったそうですが、長堂さんは、それを乗り越えるメリットは十分にあると実感しています。

「スタッフのITリテラシーは様々。導入時はマニュアルだけでなく実際の操作を一緒に行うなど、色々と工夫も必要でした。でも、それまでの課題を整理して自動化できる部分をシステムに任せた結果、情報発信やオリジナル商品開発などに踏み出すことができました。今後予想される人材不足にも対応可能な体制が整い、利用者層を広げ、収益アップにつながる業務に力を注ぐことができるようになったことはとても大きな変化です」

今後もさらにデジタル化を進め、窓口でのキャッシュレス・現金払いもしくは銀行振込で対応している料金支払についても、オンライン決済へ移行させていきたい考えです。

「窓口には管理システムとは別にキャッシュレス決済端末を導入していますが、現金で支払われる方も多く、お釣りが足りない、レジの残高が合わないといったトラブルも起きています。現金管理をなくし、現在は手入力している支払情報を自動で反映できるオンライン決済の導入は、近い将来実現できればと思っています」

また、長堂さんは、「現在は利用料金の改定などの重要事項の周知に利用している利用登録者へのメール一斉送信機能についても、それぞれの属性に合わせた情報発信も実施できるようにしたい」と、個人情報の適切な管理を前提としながら、蓄積されつつある各種データの活用にも意識を向けています。

デジタルの力で利用者の利便性を高めつつ、効率化・自動化で生み出された時間と人員を情報発信や新規事業へと振り向けることで施設の魅力も高め、高付加価値化への糸口を掴んだ沖縄空手会館。その取り組みは、公共施設が進むべき方向性の一つではないでしょうか。