DX認定事業者に選ばれた中小企業　成功の秘訣はトップの覚悟

島袋が手がける卸売業では、メーカーが製造したモノを仕入れて倉庫に保管し、小売店から注文に応じて届ける一連の作業を、迅速かつ品揃え豊富に運用することが重要です。このため、島袋のDXは、以下の業務フローでボトルネックとなっていた「継ぎ目」を洗い出すことで実現しました。

〈卸売業の業務フロー〉

仕入れ発注→入荷と検品→在庫として保管→受注→伝票発行と出荷→納品

DXという言葉が浸透する以前の2017年から、基幹システムのリプレースを機に「紙からデジタルへ」のシフトを企図していた中で、まず着目したのが紙の台帳でした。

「ボトルネックのひとつが紙の台帳でした。台帳とは、仕入れ発注の記録と小売店様への営業や受注に使っていた全商品のリストです。弊社では約3万点を扱っていますので、分厚いバインダー2冊ほどになります。新商品の追加や価格改訂の度に変更があったページを印刷し、差し替えるという作業が発生していたんです」と、情報企画課の嘉陽さんは話します。

台帳をデジタル化してタブレットで閲覧できるようにすることで、更新も持ち運びも簡単になりました。これにより、受注後に倉庫から商品を見つけて出荷するピッキング作業を誰もができるようになり、受注から納品までのスピードが上がりました。

「広大な倉庫のどこに商品があるか、ベテランになれば経験から見当がつきますが、新任スタッフには難しかった。これが、タブレットを持ち歩きながら確認しつつたどり着けるようになり、属人性を排除できたんです」

また、仕入れ発注業務においては、紙の台帳への書き込みと基幹システムへの入力という二重の作業が発生しており、転記ミスも起きていたとのこと。デジタル台帳と基幹システムを連動させることで、作業のダブりとミスのリスクも解消できました。

さらには、棚卸しにも大きな影響が。

「紙の台帳だった時、1年に1度の棚卸しは苦行でした。台帳上はメーカーごとに商品が並び、倉庫の棚はメーカーではなく品目ごとになっています。棚卸しは台帳に合わせてメーカーごとに在庫の数を確認・記録していくため、2人1組で棚から棚へと1日中歩き回っていました。台帳をデジタル化したことで紙に印刷された並び順に合わせる必要がなくなったため、棚ごとに分担して進めれば良くなった。楽になっただけでなく、社員総出で8時から18時までかかっていた作業が15時頃には終わるようになり、９時間から６時間へと大幅に削減できました」

新システム導入後の棚卸しでは、商品ごとに割り当てたバーコードをモバイルスキャナーで読み取り、その場で在庫の数を入力しています。以前は手書きで記入した台帳を元に総務と情報企画課の担当者が約1週間かけて基幹システムに入力していましたが、この作業も必要なくなりました。

デジタル台帳とモバイルスキャナーは、顧客である販売店に出向いて注文を取る営業担当者の業務効率化にも寄与しています。

「以前は、営業担当者は分厚いバインダーを2冊車に積んでいました。客先から倉庫に電話をして在庫を確認する際、先ほど申し上げた属人性の問題で探すのに時間がかかり、サービス品質にも改善の余地がありました。」

受注すると、会社に戻って紙の注文表を総務経理担当者に手渡し、受け取った担当者が基幹システムに入力。営業担当者はプリンターの前で伝票の出力を待ち、販売店に届けていました。新システム導入後は、販売店で受注したその場でモバイルスキャナーから基幹システムに情報が入力できるようになり、伝票の出力も営業担当者の移動時間に完了できるように。プリンターの前に並ぶ時間をカットでき、営業担当者30人の業務時間が1人あたり約15時間／月削減できました。削減した時間を使って顧客とのコミュニケーションを増やすなど、サービス向上につながっています。

また、1件の受注に対して営業担当者が注文表を書き、総務経理担当者が入力する二重作業に起因するヒューマンエラーもなくなり、受注から出荷までの担当者間連携がよりいっそう円滑になっています。

目に見えて成果を上げている島袋のDX。成功の秘訣はシステム構築のプロセスにありました。

「現場の大変さをシステム開発者に言葉だけで伝えようとすると、どうしても温度差が発生します。そこで、依頼したベンダーさんと話し合い、システム設計担当者2人に2カ月間現場に密着してもらいました。営業担当者と一緒に顧客を訪問し、社内業務も担当者の横について業務プロセスの分析から入ってもらったんです」

慣れ親しんだ業務プロセスの改善の余地を、システムの知識がない現場担当者が自ら発見するのは難しいと判断。業務に密着したシステム設計者からプランを上げてもらい、それを嘉陽さんや高良さんがチェックして、不足があれば再度現場に戻り理解を深めてもらうことに時間をかけました。

「プランが上がってきてから完成まで、1年ほどかかりました」と話すのは、ベンダー側の開発者として関わった後、転職して島袋に入社した高良さんです。

「今回のシステムの目玉は、『販売店で注文を取る時にモバイルを使う』という点でした。『注文データをシステムに即反映して、ピッキングもリモートでできる流れを作る』のは言うは易しです。事前に現場に密着して練り上げられた設計書通りに開発しても、運用テストで現場の方から『動きと合わない』と要望が出て作り直しになった部分もありました」

課題になったのは、出荷作業のスピード感だったそう。紙の台帳は課題は多かったものの、商品のリストを紙の上で一度に見渡して探せるメリットがありました。出荷する商品のバーコードをスキャンするより目で探す方が速いとの意見が出て、紙ベースに近い形で探せるよう仕様変更するなど、ブラッシュアップを重ねました。

「DX前の作業をどんなに観察しても、新しいシステムに人間がどう対応するかまでは読み切れません。新しいものを作るには、構築の過程である程度の作り直しが発生する覚悟も必要です」と嘉陽さん は振り返ります。